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Datenschutzerklärung

Gültig ab 01. Januar 2021


1. Einleitung und Geltungsbereich

Wir freuen uns sehr über Ihren Besuch auf unserer Webseite. Den Schutz Ihrer Privatsphäre bei Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten nehmen wir sehr ernst. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sowie (falls anwendbar) der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und allen weiteren massgeblichen Gesetzen.

Diese Datenschutzerklärung von smartrapport.ch, ein Angebot derSmartScout IT Solutions GmbH , Schulstrasse 2, 8952 Schlieren, informiert Sie darüber, wie wir mit Daten umgehen, welche über Sie bearbeitet werden, sei es bei der Nutzung unserer Webseite, über die App oder auf andere Weise.

Bitte beachten Sie, dass die nachfolgenden Ausführungen von Zeit zu Zeit angepasst werden können. Wir empfehlen Ihnen deshalb, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu konsultieren. Webseiten Dritter, die über unsere Portale/App erreichbar sind, unterliegen nicht den hier festgehaltenen Grundsätzen. Wir übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für die Beachtung des Datenschutzes durch Webseiten Dritter. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Personendaten wir von Ihnen sammeln und speichern, wenn Sie unsere Dienste bzw. die App nutzen, und wie wir diese Daten verwenden sowie an wen wir diese Daten gegebenenfalls weitergeben können. Zudem erhalten Sie Informationen dazu, welche Rechte Ihnen im Hinblick auf die Verwendung Ihrer Daten gegenüber uns zustehen.


2. Begriffe in der Datenschutzerklärung

2.1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

2.2. Betroffene Person

Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

2.3. Verarbeitung

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

2.4. Verantwortlicher

Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mitanderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Datenentscheidet.

2.5. Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

2.6. Empfänger

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.

2.7. Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle ausser der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

2.8. Einwilligung

Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

3. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO, des Schweizer Datenschutzgesetzes sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

SmartScout IT Solutions GmbH

Schulstrasse 2

8952 Schlieren

Telefon : 044 500 84 60

E-Mail-Adresse: info@smartscout.ch
Website : www.smartscout.ch

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Personendaten

Die SmartScout IT Solutions GmbH kann insb. aufgrund folgender Rechtfertigungsgründen Ihre Personendaten verwenden:

· Einwilligung durch Sie oder einer durch Sie bevollmächtigten Person

· Bestehen eines Vertrags mit SmartScout IT Solutions GmbH

· Bei berechtigten Interessen von SmartScout IT Solutions GmbH


1. Umfang und Zweck der Bearbeitung der Personendaten

1.1. Umfang der verarbeiteten Personendaten

Die Datenarten hängen von den durch Sie übermittelten Daten ab. Folgende Daten werden verarbeitet:

· Personenstammdaten (Vorname, Name, Geburtstag etc.) einschliesslich Kontaktdaten (Adresse, PLZ, E-Mail, Telefon etc.)

  • Zeiterfassungsdaten
  • Zahlungsdaten
  • IP-Adresse

· Webseiteninformationen (Sprache der Webseite, Gerätetyp etc.)

In unseren Apps werden nur Daten verarbeitet, die für den Betrieb erforderlich sind. Dies sind wie oben beschrieben z.B. der Vor- und Nachname und die Zeit-Stempelungen. Für die Anmeldung bei der Smartphone-App wird ebenfalls die Mobil-Nummer verwendet.

Einige persönliche Informationen werden gesammelt, wenn Sie ein Konto erstellen. Während der Testphase sind dies: Ihr Konto-Namen, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Um smartrapport.ch auch nach der Testphase nutzen zu können, müssen Sie ausserdem eine Rechnungsanschrift angeben. Wenn Sie die SmartScout IT Solutions GmbH per E-Mail oder Instant Messaging kontaktieren, speichern wir zudem auch einen Datensatz dieser Korrespondenz.

1.2. Bearbeitungszwecke

Wir verarbeiten Ihre Personendaten gestützt auf verschiedene Grundlagen und zu verschiedenen Zwecken:

· Zum sicheren und stabilen Betrieb der vorliegenden Website und der App sowie zur Verwendung von Analysesoftware und Cookies. Daran besteht unser berechtigtes Interesse.

· Zur Erbringung von Dienstleistungen, die Sie anfragen bzw. zur Anbahnung solcher Dienstleistungsverhältnisse sowie zur Ausübung sämtlicher damit einhergehenden Rechte und zur Wahrnehmung dahingehender Pflichten.

· Zur Kontaktaufnahme auf Ihre Anfrage hin. Dies stützt sich auf Ihre Einwilligung bzw. dient ggfs. zur Anbahnung vertraglicher Verhältnisse.

· Für Marketingmassnahmen, insbesondere zum Versand von Newsletter. Daran besteht unser berechtigtes Interesse. Je nach Marketingmassnahme und anwendbarem Recht wird dazu ggfs. eine separate Einwilligung eingeholt.

· Zur Buchführung und Archivierung gemäss anwendbarem Recht, sowie zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Vorgaben.

1.3. Beim Besuch unserer Webseite bzw. der App:

Wenn Sie ohne weitere Angaben von Ihnen unsere digitalen Angebote verwenden, protokolliert die von uns eingesetzte Webserver-Technologie automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen in sogenannten Log-Dateien. Dazu zählen unter anderem die IP-Adresse des verwendeten Geräts, von welchem aus der Besucherfolgt, Angaben zum Browsertyp, zum Internet Service Provider und zum verwendeten Betriebssystem, welche digitalen Angebote bei uns aufgerufen wurden, Referenz/Exit-Seiten, der Zeitpunkt und die Dauer des Besuchs.

Die Erhebung und Verarbeitung dieser Informationen erfolgt zum Zweck, die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), die Sicherheit und Stabilität unserer Systeme und Angebote zu gewährleisten und zu erhöhen, die Nutzung unserer Angebote und Dienste zu analysieren, allgemeine demografische Informationen zu erheben und die Optimierung unseres Internetangebots zu ermöglichen (insbesondere, aber nicht abschliessend, Produktverbesserungen, Marketingmassnahmen, zielgruppenspezifische Werbung etc.), sowie zu internen statistischen Zwecken. Darüber hinaus können wir beim Besuch unserer Portale Cookies und Analyse-Tools (bspw. Google Analytics etc.) einsetzen.

1.4. Beim Besuch unserer Webseite/der App mit einem Benutzerkonto

Für personalisierte Dienste oder zugangsgeschützte Bereiche oder zur Bearbeitung von Anfragen und der Administration Ihrer Mitgliedschaften kann Ihre Registrierung und damit die Einrichtung eines Benutzerkontos erforderlich sein. Dabei ist die Eingabe bestimmter Personendaten erforderlich. Dies betrifft zum Beispiel die
E-Mailadresse, Passwörter sowie je nach Kontext und Angebot gegebenenfalls weitere Angaben wie Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Informationen zu abonnierten Newsletter etc.

Die Daten verwenden wir zur Abwicklung und Administration unserer Dienstleistungen und Angebote, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, d.h. zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung, Abwicklung und Änderung der mit Ihnen abgeschlossenen Vertragsverhältnisse über Ihr Benutzerkonto sowie im Falle kostenpflichtiger Dienste zur ordnungsgemässen Rechnungsstellung.

Während der Nutzung der App durch die registrierten Nutzer (Besteller) erheben wir Daten aus statistischen Gründen, um die reibungslose Funktionsfähigkeit der App zu ermöglichen sowie zur Analyse, Optimierung und Personalisierung der Nutzung unserer Angebote und Dienste. So sammeln wir Daten darüber, ob und wie Sie unsere Plattform nutzen, insbesondere welche Funktionen und welche Werbung Sie wie wahrnehmen. Sofern Sie als registrierter Benutzer unsere Plattform benutzen, können statistische Daten für andere registrierte Benutzer einsehbar sein und von uns erfasst und ausgewertet werden.

1.5. Marketing und Newsletter

Mit Ihrer Registrierung können wir Ihre Personendaten auch für personalisierte Werbemassnahmen nutzen. Dies betrifft sowohl die Personalisierung von Werbung per E-Mail, wie beispielsweise E-Mails mit allgemeinen Informationen oder werbendem Charakter (Newsletter), per Telefon, Post, Telefax, Textnachrichten sowie Bildnachrichten. Vorbehalten bleiben die speziellen Regelungen für Kunden aus dem EU-EWR Raum (hier gelten die Bestimmungen der EU-DSGVO). Mit Registrierung eines Benutzerkontos können Sie sich grundsätzlich auch zu einem unserer Newsletter anmelden und Ihre E-Mail-Adresse kann entsprechend auch für eigene Werbezwecke genutzt werden, bis Sie sich vom entsprechenden Newsletter abmelden. Am Ende jedes von der uns versendeten Newsletter-E-Mails findet sich ein Link, über den Sie den Newsletter jederzeit abbestellen können. Die Abmeldung ist jederzeit möglich. Wir sind berechtigt, Dritte mit der technischen Abwicklung von Werbemassnahmen und der Werbung für uns selbst zu beauftragen und sind berechtigt, Ihre Daten zu diesem Zweck weiterzugeben.

1.6. Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

2. Kategorien der verarbeiteten Daten

Die durch die SmartScout IT Solutions GmbH verarbeitet Personendaten umfassen die von Ihnen mitgeteilten sowie öffentlich zugänglichen Daten. Die Datenkategorien sind:

  • Mitarbeiterdaten

· Drittpersonen, welche durch Sie in der Zeiterfassung geführt werden

  • Benutzerdaten (User-Daten)

3. Weitergabe von Personendaten

Zu den vorerwähnten Zwecken und/oder zur Gewährleistung der gesetzlichen und regulatorischen Bestimmungen, können Ihre Personendaten an Dritte (sogenannte «Datenverarbeiter») weitergegeben werden. Die SmartScout IT Solutions GmbH kann auch Bereiche, einzelne Wertschöpfungsschritte und/oder Dienstleistungen
(z.B. Leistungsabwicklung, Informatik, Vertragsverwaltung, Produktentwicklung) ganz oder teilweise an Dritte im In- und Ausland auslagern. Dies betrifft dann auch die Verarbeitung von Personendaten. Dabei setzt die Smart Scout IT Solutions GmbH grossen Wert darauf, dass Ihre Daten vor fremden Zugriffen, Verlust oder Missbrauch geschützt sind.

Abgesehen von den vorstehend beschriebenen Weitergaben, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Datenschutzerklärung Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis erforderlich ist. Darüber hinaus geben wir deine Daten an Dritte weiter, soweit dies zur Vertragsabwicklung erforderlich ist. Für diesen Zweck geben wir die erforderlichen Daten auch an weitere Dienstleister weiter. Diese Dienstleister nutzen Ihre Daten ausschliesslich für die Auftragsabwicklung und nicht für weitere Zwecke. Eine Übermittlung Ihrer Personendaten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Der Beizug von Auftragsdatenverarbeitern ist indes möglich, insbesondere im Zusammenhang mit dem Beizug externer IT-Service-Provider. Diese Auftragsdatenverarbeiter nehmen die entsprechende Datenbearbeitung dabei ausschliesslich in unserem Namen vor. Sie sind dabei an die gleichen Datenschutzvorschriften gebunden, wie wir auch. Ihre Personendaten können insb. an folgende Dritte weitergegeben werden:

· Software-Anbieter (insb. auch Schnittstellen zu anderer Software)

· Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram etc.

  • Marketingdienstleister
  • CRM Partner
  • Marktforschungsunternehmen
  • Zahlungsabwicklungsanbieter

· Jede zuständige Vollzugsbehörde, Aufsichts- und andere Behörde, jedes Gericht oder jeder andere Dritte, bei denen wir der Ansicht sind, dass Offenlegung im Rahmen eines anwendbaren Gesetzes oder anwendbarer Vorschriften erforderlich ist;

· Jede andere Person, an die wir Ihre Informationen mit Ihrer Erlaubnis weitergeben dürfen

4. Datensicherheit

Die SmartScout IT Solutions GmbH trifft im Rahmen der Verarbeitung von Personendaten angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um unerlaubte Zugriffe und sonst unbefugte Verarbeitungen zu verhindern. Diese orientieren sich an den internationalen Standards in diesem Bereich und werden entsprechend regelmässig überprüft und wenn nötig angepasst. Die Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst und verbessert. Wir übernehmen keine Haftung für den Verlust von Daten oder deren Kenntnisnahme und Nutzung durch Dritte. Für die Sicherheit der Datenübertragung im Internet können wir im Übrigen keine Gewähr übernehmen, insbesondere besteht bei der Übertragung von Daten per E- Mail die Gefahr des Zugriffs durch Dritte. Der Zugriff wird wo möglich jedoch mittels HTTPS geschützt.

5. Ort der Datenverarbeitung

Die Datenbearbeitung durch die SmartScout IT Solutions GmbH findet grundsätzlich in der Schweiz statt. Eine grenzüberschreitende Bekanntgabe von Personendaten aus der Schweiz heraus ist möglich, so sind zum Beispiel die Server bei Microsoft und Amazon gehostet. Dabei erfolgt die Bekanntgabe in Länder, die über einen gleichwertigen Datenschutzstandard verfügen, in Anwendung angemessener Datenschutzgarantien oder angesichts der Einwilligung des Betroffenen. Falls Fragen dazu bestehen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

6. Cookies und Analyse

Cookies helfen, Ihren Besuch auf unseren Webseiten einfacher, angenehmer und sinnvoller zu gestalten. Cookies sind Informationsdateien, die Ihr Webbrowser automatisch auf der Festplatte Ihres Computers speichert, wenn Sie unseren Internetauftritt besuchen und unser Angebot nutzen. Zweck der Cookies ist insbesondere die Analyse der Nutzung dieser Website zur statistischen Auswertung sowie für kontinuierliche Verbesserungen. Sie können Ihre Sicherheitseinstellungen im Browser selbständig verwalten und dadurch von uns eingesetzte Cookies sperren oder deaktivieren, wobei bestimmte Dienstleistungen der SmartScout Solutions GmbH dann eventuell nicht mehr (vollumfänglich) genutzt werden können. Wir verwenden Cookies für Funktions-, Analyse- und Marketingzwecke. Die Funktions-Cookies sind für die Nutzung der Webseite erforderlich. Cookies erfassen u.a. die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Standortdaten
  • IP-Adresse oder App-IDs
  • Internetbrowser und Gerätetyp
  • Sprache der Webseite

7. Google Analytics

Unsere Website verwendet den Webanalysedienst Google Analytics von Google Inc., USA. Google Analytics verwendet Cookies (siehe unter Cookies). Diese ermöglichen eine Analyse der Nutzung unseres Website-angebotes inkl. IP-Adressen durch Google in den USA. Google nutzt die gesammelten Informationen, um die Nutzung unserer Websites für uns auszuwerten, Berichte für uns diesbezüglich zu verfassen und andere diesbezügliche Dienstleistungen an uns zu erbringen. Mehr erfahren Sie unter http://www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html insbesondere auch betreffend der Möglichkeit zur Deaktivierung von Google Analytics. Die Verwendung von Google Analytics liegt in unserem berechtigten Interesse zum Betrieb und zur Verbesserung unseres Angebotes

8. Webseiten Dritter

Unsere Webseite kann Links zu den Webseiten Dritter enthalten. Denken Sie beim Zugriff auf solche Webseiten daran, dass für jede dieser Webseiten eine eigene Datenschutzerklärung gilt. Wenngleich die SmartScout IT Solutions GmbH bei der Auswahl von Webseiten für solche Links äußerste Vorsicht walten lässt, können wir keine Verantwortung für den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten seitens der Betreiber dieser Webseiten übernehmen. Die SmartScout Solutions GmbH übernimmt daher keine Haftung und Verantwortung für die Inhalte, Produkte, Leistungen oder Objekte, die auf den durch die Links erreichbaren Seiten angeboten werden. Jegliche Haftung von der SmartScout IT Solutions GmbH (einschliesslich Fahrlässigkeit) für Schäden oder Folgeschäden, die sich aus dem Zugriff auf die Elemente der Webseite oder deren Benutzung (bzw. aus der Unmöglichkeit des Zugriffs oder der Benutzung) ergeben, ist ausgeschlossen. Die auf der Website enthaltenen Informationen, Inhalte und Angebote können jederzeit ändern.

9. Dauer der Speicherung

Die SmartScout IT Solutions GmbH verarbeitet Personendaten, solange dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Grundsätzlich werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Die SmartScout IT Solutions GmbH speichert Ihre Daten zum Beispiel aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Zudem bewahrt die SmartScout IT Solutions GmbH Ihre Daten für die Zeit auf, in welcher Ansprüche gegen sie geltend gemacht werden können.

10. Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Einwilligung)

Die betroffene Person hat unter anderem das Recht, über Ihre bei der SmartScout IT Solutions GmbH verarbeiteten Personendaten Auskunft zu verlangen sowie unter bestimmten Voraussetzungen diese Personendaten berichtigen, übertragen, sperren oder löschen zu lassen.

Recht auf Auskunft:

Die betroffene Person hat das Recht, Auskunft über seine von der SmartScout IT Solutions GmbH verarbeiteten Personendaten zu erhalten. Die betroffene Person kann der SmartScout IT Solutions GmbH sein Auskunftsbegehren schriftlich und unter Beilage einer Kopie seiner Identitätskarte oder seines Passes an die Kontaktadresse der SmartScout IT Solutions GmbH zustellen.

Recht auf Berichtigung:

Sollten trotz der Bemühungen der SmartScout IT Solutions GmbH um Datenrichtigkeit und Aktualität falsche Informationen über die betroffene Person gespeichert sein, werden diese auf Aufforderung der betroffenen Person hin berichtigt. Die betroffene Person wird nach der Berichtigung darüber informiert.

Recht auf Löschung:

Die betroffene Person hat Anspruch auf Löschung seiner Daten aus dem
der SmartScout IT Solutions GmbH, sofern die SmartScout IT Solutions GmbH aufgrund der geltenden Gesetze und Vorschriften nicht verpflichtet oder berechtigt ist, einige Personendaten der betroffenen Person aufzubewahren.

Recht auf Widerspruch:

Die betroffene Person kann einer Verarbeitung seiner Daten, die nicht zwingend für die Vertragsdurchführung notwendig ist oder zu der die SmartScout IT Solutions GmbH nicht aufgrund der geltenden Gesetze und Vorschriften verpflichtet oder berechtigt ist, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Recht auf Beschwerde an die Datenschutzbehörde:

Die betroffene Person hat bei einer Verletzung seiner Rechte die Möglichkeit, bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.